人手不足や働き方改革の推進などを理由に、多くの企業が業務の効率化に迫られています。そんな中で注目されているのが、業務の自動化です。今まで人間がおこなっていた作業をITツールに任せることで、大幅な業務効率化が期待できます。しかし、業務自動化がどのようなものかわからず、なかなか一歩が踏み出せない方も多いのではないでしょうか。
「業務自動化には、どんなメリットやデメリットがあるのだろう？」
「どの業務を自動化すればいいんだろう」
「自社では業務を自動化できるかわからない」
こうした疑問や不安を抱える企業は数多くあります。本記事では、業務自動化に取り組む方々に向けて、業務自動化の基礎知識から導入の流れ、具体的な自動化ツールまで、詳しく解説します。業務自動化を成功に導くヒントが、きっと見つかるはずです。
島添 彰
合同会社Solashi Japan 代表取締役。サントリーにて社内向けシステムの開発・運用に携わる。Yper株式会社を創業し、CTO・CPOとしてプロダクトの立ち上げ・グロースに従事。
業務自動化とは
業務自動化とは、ITを活用して社内の業務を効率化し、生産性を高めることです。データ入力や表作成などの簡単な事務作業、といった定型業務をITツールに任せ、業務の効率化を図ります。
業務自動化が注目を集める理由は大きく2つあります。1つは自動化によるヒューマンエラーの予防、もう1つは業務効率化による生産性の向上です。ITツールの導入により、これらのメリットを同時に実現できるのが業務自動化の強みです。
業務自動化が注目される2つの理由
業務自動化が注目を集める理由は、大きく分けて次の2つです。
- 少子化による労働人口の減少
- 働き方改革の推進
これらの課題は今後も日本社会に影響を与え続けるため、企業は業務自動化の必要性に迫られています。それぞれの理由について詳しく説明しましょう。
1. 少子化による労働人口の減少
現代の日本社会が抱える大きな課題の一つが、少子高齢化です。少子高齢化の進行は労働人口の減少を引き起こし、企業の運営に深刻な影響を及ぼします。
そこで注目されるのが、AIやITを活用した業務自動化です。業務自動化ツールを導入することで、人的リソースが限られている中でも、効率的に業務を遂行することが可能になります。
たとえば少数精鋭で事業を運営する企業では、業務自動化ツールに定常業務を任せることで、コア業務にリソースを投入できるでしょう。
2.働き方改革の推進
業務自動化は働き方改革の推進と密接に関連しています。AIやIT技術を活用し、定型的な業務を自動化することで、従業員は本来の業務に専念できるようになるでしょう。その結果、労働時間の短縮が可能となり、ワークライフバランスの改善にもつながります。
業務自動化は、長時間労働の削減や残業の抑制にも効果的であり、従業員の心身の健康維持や、早期離職リスクの低減にも寄与します。働き方改革を推進する上で、業務自動化は欠かせないツールと言えるでしょう。
業務自動化する3つのメリット
業務自動化には、次のメリットが期待できます。
- 業務効率化・人的リソースの最適化
- コスト削減・人員不足解消
- ヒューマンエラーの低減・業務品質の向上
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
1. 業務効率化・人的リソースの最適化
業務自動化によって、業務効率化と人的リソースの最適化が期待できます。たとえば、営業部門では名刺管理や顧客情報の入力といった単純作業に多くの時間を費やしています。これらの業務を自動化することで、営業員は商談や営業戦略の立案など、本来の業務に多くの時間を割けるようになるでしょう。
また、定型化されているルーチン作業を業務自動化すれば、人がおこなうよりも効率的かつ正確な処理が実現します。従業員はより重要度の高い業務に専念できるようになり、生産性の向上につながるでしょう。
2. コスト削減・人員不足解消
業務自動化は、コスト削減と人員不足の解消にも効果的です。業務自動化ツールを導入することで、単純作業や定型業務をツールに任せられます。これにより、人的コストの削減が可能です。
また、業務自動化により業務効率が上がれば、少ない人数でも同等以上の仕事量をこなせます。これは、人手不足に悩む企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
3. ヒューマンエラーの低減・業務品質の向上
業務自動化は、ヒューマンエラーの低減と業務品質の向上をもたらします。人的ミスは、どんなに注意していても完全に防ぐことは難しいものです。ある研究によると、事故事例の25%がヒューマンエラーに関連しているとのことです。その内訳は以下の通りです。
- 非意図的行為22％
- ミステイク54％
- 規則違反14％
- 分類なし（類推可能な情報なし ）10%
（参照：J-STAGE｜資料 事故データに基づくヒューマンエラー発生状況の調査）
特に、うっかりミスに相当するミステイクが半数以上を占めています。AIやITツールを活用した業務自動化は、こうしたヒューマンエラーを大幅に減らし、業務品質の安定と向上させるのです。自動化されたシステムは、品質を保ちながら高速で処理を行えます。
業務自動化の注意点
業務自動化には多くのメリットがある一方で、いくつかの注意点も存在します。ここでは、業務自動化を進める上で考慮すべき3つの主要な注意点について説明します。
- 導入コストがかかる
- 自動化で業務の有識者が減る
- 不具合発生時の対応が必要
業務自動化のデメリットを認識した上で、適切な対策を講じることが、自動化の成功につながるのです。自社の実情を踏まえ、最適なアプローチを選択することが大切です。
導入コストがかかる
業務自動化ツールの導入には、初期費用が必要となります。特にAIやRPAなどの高度な技術を利用する場合、システムの開発や導入にかかるコストは小さくありません。また、導入後も運用やメンテナンスに継続的なコストがかかります。
ただし、長期的な視点で見れば、業務自動化による効率改善や人的リソースに節約により、初期投資を上回るリターンを得られる可能性が高いことも忘れてはなりません。コスト対効果を慎重に見極めることが重要です。
自動化で業務の有識者が減る
業務自動化により、特定の業務に関する専門知識やノウハウが失われるリスクがあります。業務をITツールに任せきりにすることで、実務遂行能力を持つ人材が減る懸念もあるでしょう。業務をITツールに任せきりにすることで、実際に業務を遂行できる人材が減ってしまう恐れもあります。自動化された業務について、人が介入できなくなってしまう状況が考えられます。
ただし、このようなリスクは適切な対策を講じることで軽減が可能です。業務自動化を進める過程で、業務フローを可視化し、マニュアルを整備することが重要です。
不具合発生時の対応が必要
業務自動化をした場合、システムの誤作動が、業務に大きな支障をきたす可能性があります。自社内にシステムの保守・運用を担当する人材が不在の場合、トラブル発生時の対応に手間取ることも考えられます。
こうしたリスクを最小限に抑えるためには、信頼できるシステム開発会社に開発を依頼し、アフターフォローの充実したサポート体制を整えることが重要です。
業務自動化を実現する方法4選
ここでは、業務自動化を実現する具体的な方法を4つご紹介します。
- RPAツールの導入
- AIツールの導入
- 自動化プログラムの作成
- Microsoft社のマクロ機能の活用
企業によって最適なアプローチは異なるので、自社に合った方法で業務自動化を推進しましょう。
RPAツールの導入
RPA（Robotic Process Automation）はソフトウェア上のロボットに業務の流れ（シナリオ）を教えることで、業務を自動化します。RPAツールは、以下のような場合に適しています。
- 定期的に発生し、ルールが明確な大量の業務を処理したい
- 作業手順やルールが明確で、例外処理が少ない業務を自動化したい
- 24時間365日、休みなく業務を遂行させたい
一方、以下のような場合は、RPAツールの導入には注意が必要です。
- 例外処理が多い業務が中心である
- 複雑な処理や判断を要する業務が多い
- 業務ルールの変更が頻繁に発生する
- パソコン上だけでは完結しない業務が多い
RPAは適切に活用することで、大幅な業務効率化と生産性向上が期待できます。自社の業務の中で、RPAに任せられる業務がないか洗い出してみましょう。
AIツールの導入
AIツールを導入することで、柔軟かつ複雑な業務の自動化が可能となります。音声認識やデータ分析・チャットボットなど、さまざまなAIを活用したツールがビジネスで活用されています。たとえば、以下のような業務の自動化が可能です。
- 既存データを参照した資料作成や分析会議の会話を録音して文字起こしする
- 複数人が同時に会話している場面で話者を識別して文章化する
- 文字起こしした内容の要点をピックアップして議事録化する
- 顧客からの問い合わせの初期対応を代行する
AIツールの強みは、機械学習により性能が向上していくことです。使えば使うほど、業務に適した自動化が可能となります。AIツールの導入は、以下のような場合に効果的です。
- 音声認識や画像認識、自然言語処理など、高度な認識技術を業務に活用したい
- 膨大なデータから特徴や傾向を抽出し、意思決定に役立てたい
- チャットボットを使って、顧客からの問い合わせに自動で応答したい
- 異常検知や予測分析など、AIの学習能力を業務に生かしたい
ただし、AIツールの導入にはコストがかかるため、長期的な視点で投資効果を見極める必要があります。
自動化プログラムの作成
自社でRPAといったツールを開発することで、自社の業務に合わせたきめ細かな自動化が実現できます。既製ツールでは実現が難しい機能も盛り込むことができ、AIとの連携も可能です。自社に最適化された業務自動化システムを構築できるのが大きな利点といえます。自社でツールを開発するのは、以下のような場合に適しています。
- 自社の業務に合わせた細かな仕様設定が必要である
- 既製ツールでは実現が難しい機能を盛り込みたい
- RPAツールにAIを組み合わせたシステムを構築したい
ただし、自社開発には専門知識を持つエンジニアの確保やITインフラの整備が不可欠です。社内リソースが不足する場合は、開発会社への外注を検討しましょう。
Microsoft社のマクロ機能の活用
Microsoft社のマクロ（VBA）を使えば、ExcelやWordの操作を手軽に自動化できます。専用のツールを用意することなく、低コストで業務自動化を実現できるのが魅力です。Microsoft社のマクロ（VBA）は、以下のような場合に活用できます。
- ExcelやWordの操作を自動化したい
- 手軽に自動化ツールを作成したい
- 専用のサーバやツールを用意せずに、低コストで業務自動化を実現したい
ただし、マクロはExcel上での処理が前提のため、複雑・膨大な処理には向きません。また、マクロウイルスのリスクもあるため、セキュリティ対策が欠かせません。
業務自動化の進め方5ステップ
実際に業務自動化を導入する場合にはどのような流れで進むのか、5つのステップで紹介します。
- 自動化する業務の選定
- 自動化ツールの選定
- 社内理解の醸成
- テスト環境で検証
- 本番導入
1. 自動化する業務の選定
業務自動化の第一歩は、自動化する対象となる業務を洗い出すことです。自動化に適した業務を選ぶポイントは、以下の3点です。
- 定期的に発生する業務
- マニュアル化が可能な業務
- 作業量やデータ量が多い業務
まず各部署で、日常的に行っている業務を詳細にリストアップします。その上で、上記の条件に当てはまる業務を抽出し、自動化の候補として検討を進めましょう。このように段階的に進めることで、効率的に自動化対象を絞り込むことができます。
2. 自動化ツールの選定
自動化する業務が決まったら、次はどのツールを使って自動化するかを決定します。主な選択肢は先述した以下の4つです。
- RPAツールの導入
- AIツールの導入
- 自動化プログラムの作成
- Microsoft社のマクロ機能の活用
それぞれのツールには特徴があり、導入にかかるコストや準備に必要な時間・労力が異なります。自社の業務内容や社内リソース、目指す自動化のレベルを総合的に考慮して、最適なツールを選ぶことが重要です。
3. 社内理解の醸成
業務自動化を始める際は、従業員にメリットや変更点を十分に説明し、理解を得ることが欠かせません。業務自動化を成功させるには、従業員の意見や協力が必要だからです。以下のポイントを押さえ、社内の理解が得られるように努めましょう。
- 業務自動化によって従業員が得られるメリット
- 業務自動化に際して従業員に望む具体的な対応
従業員の不安を解消し、会社全体で業務自動化に取り組む体制を整えることが大切です。加えて、現場の従業員から業務の課題や改善案を吸い上げ、自動化に反映させることも有効な方法といえるでしょう。
4. テスト環境で検証
業務自動化ツールを導入したら、本格運用の前にテスト環境で十分な検証を行います。この段階で、自動化による効果を測定し、課題を洗い出すことが重要です。検証では管理者だけでなく、実際に現場で作業する従業員の意見に耳を傾けましょう。一見些細な指摘の中に、重要な改善ポイントが隠れているかもしれません。
従業員からのフィードバックを基にシステムを改善するには、システム開発の知識と経験が求められます。高い技術力を持つシステム開発会社と協力し、システムの調整・改善を進めることで、大きな成果につなげることができるでしょう。
5. 本番導入
テストを経て、いよいよ業務自動化ツールの本格運用が始まります。運用が軌道に乗るまでは、効果を測定しながら継続的な改善が必要です。運用開始直後は、慣れないシステムの操作によるエラーも発生するでしょう。エラーのパターンを社内で共有し、従業員同士が協力し合いながら、業務自動化ツールを活用していく体制を整えることが重要です。
自動化ツールと業務の最適化を図りつつ、従業員が新しい業務スタイルに適応できるよう、サポートを実施していきましょう。業務自動化の導入は一朝一夕では完了しません。着実に進めていくことが成功への近道といえるでしょう。
業務自動化が進まない背景
業務自動化は、多くの企業で注目を集める一方、実際の導入では様々な障壁に直面することがあります。ここでは、業務自動化の進展を阻む4つの主要因について説明します。
- 業務実態の把握に膨大な労力を要する
- 自動化に適さない業務の見極めが難しい
- 業務自動化の効果測定が難しい
- 自動化を実現する人材が不足している
1. 業務実態の把握に膨大な労力を要する
業務自動化を始めるには、現状の業務実態を正確に把握することが大切です。しかし、これには膨大な労力が必要です。何を自動化するのか、何が自動化可能なのかを明確にしなければなりません。しかし、マニュアルが存在しない業務や、ドキュメントが古くなっている業務は、ヒアリングなどを通して業務内容を詳細に調査・整理しなければなりません。さらに、そこから自動化すべき業務を選定する作業が発生します。
自社のみでは対応が難しい場合は、コンサルティング会社やシステム開発会社に業務調査・整理を依頼することを検討しましょう。外部の専門家の視点で業務を分析・整理することで、自動化に向けた準備を円滑に進められます。加えて、業務自動化だけでなく、業務そのものの改善につなげることもできるでしょう。
2. 自動化に適さない業務の見極めが難しい
業務自動化は多くの場面で効果を発揮しますが、全ての業務に適用できるわけではありません。中には人の判断を必要とする業務もあり、無理に自動化すると管理が複雑になってしまう恐れがあります。さらに、自動化する業務の選定には、業務知識だけでなく、システム設計のスキルも求められます。社内リソースのみで対応するのは容易ではありません。
こうした場合は、豊富な知識と経験を持つ外部の専門家の知見を借りることが有効です。たとえば、業務改善の経験が豊富なシステム開発会社なら、培ってきたノウハウから最適な解決策を提供してくれるでしょう。
3. 業務自動化の効果測定が難しい
業務自動化の導入には、社内の理解と協力が不可欠ですが、その効果を可視化するのは容易ではありません。特に、作業時間や労働時間の削減効果を数値で示すには、一定の労力を要します。
この課題に対処するには、業務自動化の目標を具体的かつ測定可能な形で設定することが重要です。例えば、「業務自動化によって、年間1,000時間の作業時間を削減する」といった目標は、明確で達成度も測定しやすいでしょう。
このように、業務自動化の成果指標を定量的に定め、定期的にその達成度を確認することで、自動化の効果を可視化しやすくなります。また、数値化された目標は、社内の理解と協力を得る上でも説得力を持つはずです。
4. 自動化を実現する人材が不足している
業務自動化には、IT・AIに関する専門知識とスキルを持つ人材が欠かせません。しかし、こうした人材を社内で確保できている企業は多くありません。社内の人材で自動化システムを構築することは、業務フィット度の高いシステムを作れる一方で、リソース不足から開発が難航するリスクもあります。
また、専任の開発チームを持たない企業では、本格的なシステム構築は現実的ではないかもしれません。こうした場合は、開発会社への外注を視野に入れましょう。専門性の高い外部リソースを活用することで、自社に最適な自動化システムを構築できます。
弊社「Solashi Co., Ltd」では、先端技術に精通している高い技術力をもったエンジニアが多数在籍しています。お客様専属の開発チームが最適なソリューションを提供可能です。ご興味のある方はぜひお問い合わせください。
業務自動化にありがちな誤解
業務自動化への理解が進む一方で、いくつかの誤解も根強く残っています。ここでは、代表的な3つの誤解を取り上げ、その実態を説明します。
- 業務自動化は人間の仕事を奪う？
- 業務自動化はコストが増える？
- 業務自動化には高度な知識やスキルが必要？
業務自動化は人間の仕事を奪う？
業務自動化を進めると、人の仕事がなくなるのではないか、従業員が解雇されるのではないかと不安に感じる方もいるでしょう。確かにAI技術の発展は目覚ましく、人間の仕事を代替できる範囲は拡大しています。
確かに、業務自動化によって一部の仕事が不要になる可能性はあります。しかし、多くの企業が業務自動化を導入する主な目的は、人員削減ではなく、業務の効率化と生産性の向上です。限られた人的リソースを、より価値の高い業務に振り向けることで、企業全体のパフォーマンスを高めることが期待されています。
業務自動化で生まれた余剰人員は、より付加価値の高い業務に振り分けることができます。定型作業をAIやITツールに任せることで、人間は創造性やコミュニケーション能力を必要とする業務に専念できるようになるでしょう。
業務自動化はコストが増える？
業務自動化ツールの導入には初期コストがかかるため、自動化によってコストが増えるのではないかと考える方もいるでしょう。確かに、初期投資は必要ですが、一度システムが軌道に乗れば、維持費はある程度抑えられます。
さらに、業務自動化によって労働時間の短縮、業務ミスの防止、生産性の向上が図れれば、人的コストの削減や利益の拡大にもつながります。結果として、中長期的には業務自動化によるコストメリットを享受できるのです。
業務自動化には高度な知識やスキルが必要？
業務自動化には、IT・AIに関する専門知識が必要だと考え、自動化を諦める企業もあります。しかし、必ずしも自社ですべてを賄う必要はありません。
システム開発会社に開発を依頼すれば、自社の要望を伝えるだけで最適なシステムの提案を受けられます。開発会社との協業により、自社に必要な機能を備えた自動化ツールを構築することが可能なのです。加えて、操作方法やトラブル対応についても、専門家のサポートを受けられるため、安心して導入できます。
業務自動化ならSolashiにおまかせ
この記事では業務自動化について詳しくご紹介しました。業務を自動化することで、大幅な業務の効率化が可能です。定型業務に割いていたリソースを、より創造的で重要な業務にあてることで、事業の成長につなげられるでしょう。
業務の自動化にあたっては、業務の洗い出し、自動化する業務の選定、最適な手法の選定など、専門的な知識とノウハウが必要です。そのため経験豊富で高い技術力を持つパートナーを選ぶことが成功への近道です。
ベトナムを拠点とするオフショア開発会社の「Solashi Co., Ltd」は、システム開発からIT導入のコンサルティングまで、ワンストップでサービスを提供しています。事業立ち上げやスタートアップ経験を持つ日本人PMが複数在籍しており、お客様の課題を深く理解した上で的確な提案が可能です。
また、ベトナムのトップ大学出身のエンジニアを中心に、優秀な人材が在籍しています。AI領域にも精通しているため、様々なニーズに柔軟に対応可能です。
「業務自動化を進めたいが、何から手をつければよいかわからない」
「自社で開発を試みたが、課題が山積みで進められない」
こうしたお悩みをお持ちなら、ぜひ「Solashi Co., Ltd」にご相談ください。高い提案力で、御社の目標達成に向けて伴走いたします。
島添 彰
合同会社Solashi Japan代表。1989年4月生まれ、福岡県出身。大阪府立大学大学院情報数理科学専攻修了。2014年サントリーホールディングスのIT機能をもつ「サントリーシステムテクノロジー株式会社」に入社。自動販売機の配送管理や効率化、販売管理システムの開発から運用、導入まで広く担当する。2017年にYper株式会社を創業、同社のCTO・CPOに就任。アプリ連動型の置き配バッグ「OKIPPA（オキッパ）」の立ち上げ・プロダクトのグロースに携わる。東洋経済社の名物企画「すごいベンチャー100」、Forbes誌による「Forbes 30 Under 30 Asia 2019」に選出される。
