昨今の急速なデジタル化の波を受け、DXは企業の競争力を左右する重要な経営戦略として位置づけられています。しかし、社内業務のDXが重要であることは理解していても、実際の推進となるとハードルの高さを感じる担当者も少なくありません。
「DXを推進したいが、何から手をつけてよいかわからない」
「自社に適した具体的な方法が見えない」
「そもそもうちの業務でDXは必要なのだろうか」
この記事では、このような疑問に対して社内業務のDXが必要な理由と、具体的な進め方について解説します。社内業務のDXを成功に導くポイントや、おすすめのツールも合わせて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
島添 彰
合同会社Solashi Japan 代表取締役。サントリーにて社内向けシステムの開発・運用に携わる。Yper株式会社を創業し、CTO・CPOとしてプロダクトの立ち上げ・グロースに従事。
DXとは
DX（デジタルトランスフォーメーション）は、デジタル技術を活用して企業に変革を起こし、市場での競争力を高めるための取り組みです。単なるIT化や業務のシステム化とは違い、ビジネスモデルや組織文化、業務プロセスの抜本的な見直しを伴うのが特徴です。
IoT、AI、ビッグデータ、クラウドといった先進技術を駆使し、顧客や社会のニーズに迅速かつ的確に応えることを目指します。DXの推進により、業務効率化やコスト削減といった直接的な成果だけでなく、イノベーションの創出や新たな価値の提供、ひいては企業の持続的成長につなげることが期待されています。
激しさを増す環境変化の中で、DXは企業が取り組むべき重要な経営戦略の1つと位置づけられています。
社内業務のDXとは
社内業務のDXは、デジタル技術を活用して業務プロセスを改善し、生産性向上や効率化を実現する取り組みです。企業のDXには、「プロセスイノベーション（業務プロセスの変革）」と「プロダクトイノベーション（新しい製品・サービスの創出）」の2つがあります。社内業務のDXはプロセスイノベーションに該当します。
たとえば、ペーパーレス化の推進、リモートワーク環境の整備、RPAやAIの導入による業務自動化などが挙げられます。こうした取り組みにより、業務の効率化やスピードアップ、コスト削減、ヒューマンエラーの防止が可能です。
また、社内のコミュニケーションや情報共有の円滑化も、社内業務のDXが果たす重要な役割です。ビジネスチャットやオンライン会議システム、ナレッジ共有ツールの活用により、場所や時間に捉われない柔軟な働き方を実現できます。
このようなデジタルツールの活用を通して、業務プロセスを最適化、効率化と生産性向上を実現し、働き方を変革します。
社内業務のDX推進が重要な理由
続いて、社内業務のDX推進が重要な理由を見てみましょう。
- 人手不足を解消するため
- コスト削減のため
- 働き方改革に対応できるため
- インボイス制度に対応するため
- 競争力を強化
1つずつ解説していきます。
人手不足を解消するため
人手不足は企業が取り組むべき重要な課題です。特に中小企業では、即戦力となる人材の確保に苦労するケースが多く見られます。新規採用が思うように進まない中、限られた人的リソースを最大限に活用することが求められています。
そこで注目されているのが、デジタル技術を活用した業務効率化です。業務の自動化や効率化を進めることで、従業員は付加価値の高い業務に注力できるようになります。結果として、一人ひとりの生産性が向上し、全体の業務効率が高まることが期待できます。
コスト削減のため
社内業務のDX推進は、コスト削減にもつながります。業務のデジタル化やペーパーレス化により、印刷コストを削減できるのはもちろん、業務効率化により人件費も適正に抑えられます。さらに、クラウドサービスの活用により、システム導入や運用に関わる費用の最適化も実現できるでしょう。
初期投資は必要ですが、業務プロセスの見直しやシステム化による業務効率の改善によって、中長期的なコスト削減効果が期待できます。
働き方改革に対応できるため
DX推進は、働き方改革にも大きく寄与します。働き方改革は、政府が進める重要な施策です。長時間労働の是正や柔軟な働き方の推進など、企業は多様な働き方を可能とする環境整備が求められています。そこで有効な施策となるのがDXです。DXを推進し、業務の自動化やオンライン化を進めることで、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が可能になります。
たとえば、リモートワークの導入により、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が可能になります。また、クラウドサービスを活用してデータや書類を一元管理すれば、オフィス外からでも必要な情報にアクセスできるようになります。
このような取り組みは、ワークライフバランスの改善や、効率的な働き方の実現につながります。さらに、子育てや介護などのライフイベントを抱える従業員も、柔軟に業務に参加できる点も大きな魅力です。このように、社内業務のDXを推進することは、働き方改革に効果的なのです。
インボイス制度に対応するため
インボイス制度による業務内容の変更に対応し、負担を軽減できます。2023年10月からスタートしたインボイス制度は、請求業務や会計処理の複雑化を招いており、企業にとって大きな負担となっています。また、人力での処理はミスや漏れが発生しやすく、徹底したチェックが欠かせません。
社内業務のDXを推進し、請求業務を自動化することで、事務作業の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防止できます。たとえば、請求書作成ツールは、適格請求書のフォーマットに準拠した書類を作成可能です。また、電子帳簿保存システムを活用することで、法定要件を満たした形で請求書データを保管できます。DXによる業務の自動化・省力化は、制度対応の負担を軽減し、本来の業務に注力できる環境づくりに寄与します。
競争力を強化
社内業務のDXは、業務の効率化やコスト削減だけでなく、会社の競争力強化にもつながります。
まず、業務の自動化や省力化により、従業員は付加価値の高い業務に注力できるようになります。定型作業に割かれていた時間を、コア業務や戦略的な活動に充てることで、企業の生産性が大きく向上するでしょう。加えて、業務効率化によって創出された時間を、イノベーションの創出に振り向けることも可能です。新事業の企画立案や新商品の開発など、より創造的な活動に社内リソースを投入できるようになります。
このように、社内業務のDXは業務の最適化だけでなく、企業の変革力や適応力を高める戦略的な取り組みでもあるといえます。
社内業務のDXを推進する4ステップ
ここからは、社内業務のDXの進め方を4ステップに分けて説明します。
1.目的を決める
まずは、社内業務のDXを推進する目的を明確にします。DXの取り組みがどのような効果をもたらすのか、課題解決や業務改善にどう役立つのかを整理し、関係者で認識を共有しましょう。
目的を共有し、関係者の理解と協力を得ることは、DX推進の大前提となる重要なステップです。達成すべきゴールを明確にすることで、その後の取り組みもスムーズに進められるでしょう。
2.現場の状況を確認する
次に、自社の業務の現状を把握します。どの業務にどのような課題があるのか、業務フローや処理プロセスを可視化し、改善の余地がないか見極めましょう。現場の従業員へのヒアリングは、課題抽出に欠かせないプロセスです。日々の業務の中で感じている非効率な部分や、デジタル化によって改善できそうな点などについて、率直な意見を吸い上げることが重要です。
また、業務の可視化には、フローチャートなどのビジュアルツールを活用するのも効果的でしょう。現状の業務プロセスを図式化することで、ムダや非効率な部分を見つけられます。
課題を抽出したら、影響度や緊急性などを基準に優先順位付けを行います。どの課題解決から着手すべきか、DXの取り組みによってどのような効果が見込めるのかを整理しましょう。
3.導入するツールやシステムを決める
現状の課題を踏まえ、導入するツールやシステムを具体的に決めていきます。課題解決のために必要な機能は何か、どの製品がニーズに合致しているかを見極めることが重要です。利用部門や現場の意見を十分に聞き、業務適合性や使いやすさ、セキュリティ面、コストパフォーマンスなどから、総合的に評価しましょう。
自社のニーズにあったシステムがなかなか見つからない場合は、システム開発会社の知見を頼ることも効果的です。弊社「Solashi Co., Ltd」では、顧客の課題を調査し、適切なソリューションを提案します。興味のある方は、下記より詳細をご覧ください。
4.具体的な導入方法を決める
ツール・システム選定が済んだら、いよいよ導入に向けた計画を立てます。誰がどのような手順で何をするのか、導入スケジュールを具体的に策定しましょう。導入にあたっては、既存の業務への影響を最小限に抑えることが重要です。特に、新しいシステムやツールを実務に落とし込む際には、現場の負担や抵抗感を考慮し、段階的な導入や十分な教育・サポート体制の整備を徹底しましょう。
短い期間で大きな改革をしようとすると、かえって混乱を招く恐れがあるため、現場の負担を考慮した現実的な方法を考えましょう。
社内業務のDX推進におすすめのツール9選
社内業務のDX推進を検討する際、具体的にどのようなツールを導入すればよいのか悩む企業は少なくありません。そこで、ここでは社内業務のDX推進に役立つおすすめのツールを9つ紹介します。
自社で使えそうなツールがあれば、ぜひ参考にしてみてください。
- ビジネスチャットツール
- オンライン会議システム
- ナレッジマネジメントツール
- タスク管理ツール
- RPAツール
- SFAツール
- BIツール
- 経費精算システム
- 人事システム
1.ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのチャットツールです。SlackやChatwork、LINE WORKSなどが代表的です。個人間や部署間の迅速なコミュニケーションを実現し、情報共有やファイル交換を円滑化します。
従来のメールに比べて気軽にやりとりができるため、社内の連絡や相談がスピーディになります。スレッド機能により、トピックごとに会話を整理できるのも魅力。過去の会話やファイルの検索も容易で、情報の一元管理にも役立ちます。導入の敷居が低く、習熟もしやすいため、手軽に始められるDXの第一歩として最適のツールといえます。
2.オンライン会議システム
オンライン会議システムは、Web会議やテレビ会議とも呼ばれるツールです。Zoom、Google Meet、Skype、Microsoft Teamsなどが広く使われています。オフィスや拠点、取引先との間で、対面と同様の環境を手軽に実現できます。
移動時間やコストの削減、スケジュール調整の手間を省けるのが大きなメリット。資料の共有や編集機能、録画・アーカイブ機能など、付加価値の高い機能も充実しています。オンライン上での円滑なコミュニケーションにより、場所の制約を超えた柔軟な働き方の実現を後押しするツールと言えるでしょう。
3.ナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールは、社内の知識や情報を体系的に整理し、共有するためのシステムです。代表的なツールとして、kintone、Kibela、Accela BizAntennaなどがあります。
優れた知見やノウハウを蓄積し、組織全体のスキルアップにつなげられます。また、情報の検索性や参照性が高まるため、社員の自己学習や問題解決のスピードアップにも寄与するでしょう。ナレッジマネジメントツールは、マニュアルには記載しないような多様なナレッジを蓄積できます。今まで口頭でおこなってきたようなノウハウの共有を、効率的に実施できるでしょう。
4.タスク管理ツール
タスク管理ツールは、個人やチームのタスクを見える化し、効率的なマネジメントを支援するツールです。代表的なタスク管理ツールとして、Trello、Asana、Wrike、Jiraなどが挙げられます。これらのツールを活用することで、タスクの割り当てや期限設定、進捗状況の把握がスムーズに行えます。
また、進捗を可視化するガントチャートや、期日前に通知してくれるリマインダーなど、タスクの遂行をサポートする機能も充実しています。タスクの総量や時間配分を意識しながら業務を遂行することで、ムダのない効率的な働き方につなげられるでしょう。
5.RPAツール
RPA（Robotic Process Automation）ツールは、人力作業でおこなっていた定型業務を自動化できるツールです。有名なツールとしては、Blue Prism、UiPath、WinActorなどが挙げられます。
エクセルやメール操作などを自動化することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止を実現します。従業員は付加価値の高い業務に注力でき、生産性の大幅な向上が実現するでしょう。RPAは安価に始められ、習熟も簡単なのが大きな魅力。業務改善の入り口として、小さく始めて段階的に範囲を広げていくのがおすすめです。
6.SFAツール
SFA（Sales Force Automation）は、営業活動の効率化や最適化を支援するツールです。Sales Cloud、Mazrica Sales、ネクストSFAなどが代表的です。
商談履歴、顧客情報、案件の進捗状況などを一元管理。営業活動に必要な情報を集約し、分析することで、営業戦略の最適化やマーケティング施策の改善につなげられます。また、営業担当者間の情報共有や連携も円滑になるため、チームとしての営業力強化も期待できるでしょう。
7.BIツール
BI（Business Intelligence）ツールは、企業内のデータを収集、分析、可視化できるツールです。Looker Studio、Domo、Tableauといったツールが代表的です。売上データや在庫データ、顧客データなど、社内の様々なデータを集約・可視化。レポートやダッシュボードを通じて、直感的な把握を可能にします。データの相関関係を探ったり、将来予測を行ったりすることで、課題の発見や戦略立案に役立てられます。
機械学習やAIを活用した高度なアナリティクス機能を備えたツールも増えつつあります。データの力を経営に活かすためには、BIツールの活用は非常に重要です。
8.経費精算システム
経費精算システムは、従業員の経費申請、承認プロセスを効率化できるシステムです。
楽々精算、マネーフォワードクラウド経費、Concur Expenseなどが広く利用されています。
領収書の提出や交通費のルート申請などをオンライン上でおこなえるため、紙の書類や手作業に伴う手間やミスを大幅に削減できます。交通費申請や経費精算などが頻繁に発生する業務では、特に大きな効果を発揮するでしょう。
9.人事システム
人事システムとは、給与計算や勤怠管理、休暇申請、年末調整など、煩雑になりがちな人事業務を効率化するシステムです。freee人事労務、One人事、ジンジャー（jinjer）人事労務などのツールを活用することで、煩雑な人事業務を自動化し、ミスや手間を大幅に削減できます。
また、従業員の情報を一元管理することで、データに基づく人材戦略の立案や人材育成の最適化にも役立ちます。人材の最適配置や育成計画の策定など、人事システムは企業の持続的成長を支える重要なインフラといえるでしょう。
社内業務のDX推進のポイント
社内業務のDXで意識したいポイントを、以下の3つに分けて解説します。
- 目的や推進内容を社内共有する
- DX人材を確保する
- スモールスタートで段階的に進める
目的や推進内容を社内共有する
DXを推進するためには、社内の協力が必要不可欠です。特に現場の従業員は、DXによる業務変革の影響を直接受けることになります。そのため、なぜDXが必要なのか、どのようなメリットがあるのかを丁寧に説明し、目的や期待される効果を共有することが肝要です。
経営層には、DXの戦略的意義と投資対効果を明確に伝えることが重要です。DXが競争力強化や企業価値向上にどう貢献するのか、ビジョンを示す必要があります。社内の隅々まで、DXの意義と目的を浸透させることで、円滑な推進体制を構築できるでしょう。
DX人材を確保する
社内業務のDXを実現するには、DXの知見やノウハウを持つ人材の確保が必要です。知識やノウハウがないままにDXを進めても、期待した成果を得ることは難しいでしょう。DX人材は、ITに関する知見があるだけでなく、社内業務に精通していることも重要です。業務の見直しを効果的に進めるためには、社内事情に通じた人材の存在が不可欠だからです。
自社にDX人材がいない場合は、長期的にサポートしてくれる外注先を探すのも1つの選択肢です。ただし、将来的には社内でDXを推進できる体制を整備しましょう。外注と並行して、社内のIT人材の育成にも注力することが大切です。
スモールスタートで段階的に進める
DXは、スモールスタートで段階的に進めることが重要です。一度にまとめてやろうとすると、急激な変化で現場の混乱を招き、かえって進捗を阻害する恐れがあります。まずは影響の少ない小さな業務から施策を実施し、現場の意見や反応を見ながら、徐々に範囲を拡大していく方法がおすすめです。
各段階で得られた知見やフィードバックを次のステップに活かすことで、現場の受容性を高めながら、着実にDXを前進させられます。
社内業務のDXはSolashiへご相談を！
この記事では、社内業務のDXについて解説しました。デジタル技術を活用した業務効率化は、コスト削減や人的リソースの最適化など、多くのメリットをもたらします。社内業務のDXを推進するには、優秀な開発チームの存在が欠かせません。しかし、自社内に十分な人的リソースを確保するのは容易ではないのが実情です。
そこでおすすめしたいのが、Solashiのラボ型開発サービスの活用です。豊富な実績と高い技術力を誇るベトナム人エンジニアが、専属チームとして開発を担当。お客様のニーズに合わせたシステムを提案し、最適なチーム編成で開発にあたります。少しでもご興味のある方は、ぜひ「Solashi Co., Ltd」へご相談ください。
島添 彰
合同会社Solashi Japan代表。1989年4月生まれ、福岡県出身。大阪府立大学大学院情報数理科学専攻修了。2014年サントリーホールディングスのIT機能をもつ「サントリーシステムテクノロジー株式会社」に入社。自動販売機の配送管理や効率化、販売管理システムの開発から運用、導入まで広く担当する。2017年にYper株式会社を創業、同社のCTO・CPOに就任。アプリ連動型の置き配バッグ「OKIPPA（オキッパ）」の立ち上げ・プロダクトのグロースに携わる。東洋経済社の名物企画「すごいベンチャー100」、Forbes誌による「Forbes 30 Under 30 Asia 2019」に選出される。
