近年、業務効率化にITシステムを活用する企業が増えています。ITシステムを導入することで、業務の自動化や省力化が進み、生産性の向上やコスト削減など、様々なメリットが期待できます。
「ITを活用して業務効率化を実現したい」
「業務効率化ができるITシステムを知りたい」
そのような方に向けて、この記事ではITシステムを活用した業務効率化の進め方やメリット、ポイントについて解説します。加えて、自社の課題解決に最適なシステム開発を依頼する際の選定ポイントや注意点も説明します。
ITシステムによる業務効率化を検討している方や、システム開発の依頼先を探している方は、ぜひ参考にしてください。
島添 彰
合同会社Solashi Japan 代表取締役。サントリーにて社内向けシステムの開発・運用に携わる。Yper株式会社を創業し、CTO・CPOとしてプロダクトの立ち上げ・グロースに従事。
ITを活用した業務効率化が求められる理由
近年、IT化による業務効率化が求められています。主な理由は以下の3点です。
- 人手不足問題の解消のため
- 多様な働き方を実現するため
- ワークライフバランスを実現するため
順番に解説します。
人手不足問題の解消のため
近年、日本では少子高齢化に伴う労働力不足が深刻化しています。生産年齢人口の減少により、多くの企業が人手不足に直面しており、業務の効率化が喫緊の課題となっています。ITツールの活用は、限られた人材で高い生産性を維持するための有効な手段です。業務の自動化や省力化を進めることで、人的リソースを最大限に活用し、人手不足の問題に対応することが可能になります。
多様な働き方の実現のため
働き方の多様化も、業務効率化を推進する大きな要因です。テレワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方へのニーズが高まる中、従来の業務プロセスでは対応が難しいケースが増えています。
ITシステムを導入することで、場所や時間に縛られない働き方を実現し、多様な人材が能力を発揮できる環境を実現できるでしょう。これは、従業員のエンゲージメント向上とともに、企業の生産性向上にもつながります。
ワークライフバランスを実現するため
ワークライフバランスの実現は、従業員の健康的な生活と仕事の質の向上につながります。業務の効率化により業務負担を軽減することは、従業員のプライベート充実のために不可欠です。
ITシステムの活用は、業務の生産性を高めながら、従業員のワークライフバランスを実現するための重要な手段です。企業と従業員双方にとって望ましい働き方を実現するには、ITを効果的に活用した業務効率化が欠かせません。
ITシステムを導入することで得られるメリット
ITシステムの導入は業務効率化以外の効果やメリットも期待できます。たとえば、以下のようなメリットを享受できるでしょう。
- 生産性の向上
- 属人化の解消
- ヒューマンエラーの防止
- 迅速な意思決定
それぞれのメリットについて解説します。
生産性の向上
ITシステムの導入により、業務の自動化と省力化が進み、生産性が飛躍的に向上します。従来、人手で行っていた作業をシステムが代替することで、従業員はより付加価値の高いコア業務に注力できるようになります。これにより、限られた人的リソースを最大限に活用し、業務の効率化と生産性の向上を実現できるのです。
また、ITシステムを活用することで、情報共有やコミュニケーションのスピードが上がり、業務の重複やムダが削減されます。従業員一人ひとりの生産性が向上することで、組織全体のパフォーマンスも向上し、競争力の強化につながります。
生産性の向上は、業務効率化による大きなメリットの一つであり、ITシステム導入の重要な目的と言えるでしょう。
属人化の解消
ITシステムの導入は、属人化した業務の解消にもつながります。属人化とは、特定の業務に関する情報を作業担当者だけが把握し、周囲に共有されていない状態のことです。属人化した業務には、担当者が不在だと誰も対応できなくなる、担当者退職時に遂行が不可能になるといったリスクがあります。
ITシステムを導入すれば、業務プロセスをシステム化し、業務内容や操作手順を標準化することが可能です。誰でもその業務を引き継ぐことができるようになり、個々の知識や経験に依存することなく、業務を円滑に進行できるようになります。
ヒューマンエラーの防止
ITシステムの導入は、ヒューマンエラーの防止にもつながります。自動化ツールやデータ処理ツールを活用すれば、紙やExcelでの手書き・手入力をなくせるからです。例えば、データ入力を自動化することで、タイピングミスや計算ミスなどを防げます。業務の正確性が向上するため、業務効率化やコスト削減につながるのです。
特に帳票業務は入力項目が多く、ヒューマンエラーの発生率が高くなりがちです。電子帳票システムには選択肢を表示する機能や予測変換などがあるため、手入力の労力を減らせます。これにより、ミスを防ぎつつ業務を効率化できるようになるでしょう。
迅速な意思決定
ITシステムの導入は、迅速な意思決定につながるメリットもあります。例えば、ERPを導入することで、部署・部門ごとに管理しているデータを一元管理し、経営層が多くの情報を速やかに入手・分析できるようになります。これにより、重要な意思決定をすぐに下すことが可能になるのです。
意思決定には正確かつ最新の情報が必要不可欠です。ITシステムを活用しないと情報収集や分析に時間がかかり、意思決定の遅れにつながってしまいます。ITシステムは、柔軟かつ迅速な企業運営のためにも欠かせない存在なのです。
業務効率化につながるITシステム8選
ここでは業務効率化を実現できるITシステム・ツールを8種類紹介します。
- ビジネスチャットツール
- RPAツール
- 在庫管理システム
- 需要予測システム
- ERP（統合基幹業務システム）
- SFA（営業支援システム）
- 勤怠管理システム
- CRM（顧客関係管理システム）
弊社「Solashi Co., Ltd」では、これらのシステム・ツールの開発、導入支援を実施しています。必要なシステムや導入手順がわからない等のお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションを円滑にするためのツールです。代表的なものとして、ChatworkやSlackなどが挙げられます。
ビジネスチャットツールの最大の特徴は、離れた場所にいる従業員同士がリアルタイムでやり取りできることです。これにより、業務上の問題が発生した際にも、すぐに報告・共有でき、トラブルの拡大を未然に防ぐことが可能となります。
また、ビジネスチャットツールには、チャットの履歴を保存・検索する機能が備わっています。これにより、全員が同じ情報を共有でき、業務に関する認識のズレを防げるようになります。
さらに、ファイル共有やタスク管理、ビデオ通話など、業務に必要な様々な機能が統合されているのも大きな利点です。ビジネスチャットツールを活用することで、コミュニケーションの活性化だけでなく、業務プロセス全体の効率化が期待できるでしょう。
RPAツール
RPA（Robotic Process Automation）とは、人間が行う定型的なパソコン操作を自動化するシステムです。RPAの特徴は、繰り返しの作業を自動化できることです。人間の操作を記録し、それを正確に再現することで、業務を大幅に効率化することが可能となります。
RPAを導入することで、単純作業によるミスの防止、人手不足の解消、従業員の高付加価値業務へのシフトなど、多岐にわたる効果が期待できます。
在庫管理システム
在庫管理システムとは、企業が保有する製品や材料、消耗品などの在庫量を一元的に管理するためのシステムです。在庫管理システムの特長は、在庫の数量だけでなく、ステータスや入出庫の履歴なども統合的に管理できることです。これにより、在庫管理業務に伴う手間と時間を大幅に削減することが可能となります。
在庫管理の負荷が高い企業や、人的ミスが起こりやすい企業にとって、在庫管理システムは業務効率化に有効なツールといえるでしょう。また、適切な在庫管理は、売り逃しや過剰在庫を防ぎ、キャッシュフローの改善にもつながります。
需要予測システム
需要予測システムとは、自社の商品やサービスの市場需要を予測するためのシステムです。過去のデータや実績を活用し、需要を予測することで、在庫管理の効率化が可能となります。
需要予測システムを用いて適切な在庫レベルを維持することで、コストの最適化が実現できます。正確な需要予測に基づいた生産計画により、生産ラインの無駄を減らし、生産コストを削減できるのです。さらに、需要予測システムはマーケティング活動にも活用できます。システムで予測された需要の高まりに合わせてキャンペーンを展開することで、売上の最大化が可能となるでしょう。
ERP（統合基幹業務システム）
ERP（Enterprise Resources Planning）は企業の基幹業務を統合し、効率化と情報の一元化を実現するシステムです。会計、営業、人事、生産などの情報を一元管理することで、部署横断的なデータ活用が促進されます。また、データの二重入力防止や業務プロセスの標準化により、業務効率が大幅に向上するでしょう。
さらに、企業内で最新のデータをリアルタイムで共有できるようになるため、迅速かつ的確な意思決定を可能にします。ERPは単なる業務効率化ツールではなく、経営の意思決定スピードを加速させ、企業価値の向上に貢献する戦略的なシステムといえるでしょう。
SFA（営業支援システム）
SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動全般をサポートするためのシステムです。営業活動や顧客情報の記録、案件ごとの進捗状況の管理・共有など、日常の営業活動を効率化できます。
SFAは、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスにも対応しているため、外出先でも営業活動の記録や商談情報の確認が可能です。営業担当者は移動時間を有効に活用できるため、生産性の向上が期待できます。
SFAの導入により、営業担当者は顧客との対話や関係構築により多くの時間を割けるようになります。これは、営業活動の質の向上につながり、ひいては売上の拡大や顧客満足度の向上といった成果につながるでしょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の勤怠情報を一元管理するためのシステムです。出退勤記録、出勤日数、残業時間、有給取得日などの情報を効率的に記録・管理できます。
従業員にとっては、毎日の打刻や、有給取得などの申請が簡単にできるといったメリットがあります。管理者にとっては、部下の残業時間や有給取得状況をリアルタイムで確認でき、適切な労務管理ができるといった点がメリットです。
また、従来手作業で行っていた勤怠データの集計や整理が自動化されるため、業務負担が大幅に軽減されることも魅力です。作業の手間が給与計算システムとの連携により、勤怠管理以外の業務効率化も図れます。このように、勤怠管理システムは企業全体の業務効率化と適切な労務管理の実現に貢献します。
CRM（顧客関係管理システム）
CRM（Customer Relationship Management）は、顧客との関係性を管理するツールです。顧客の基本情報、購買履歴、問い合わせ履歴などを一元管理し、効果的なコミュニケーションを実現します。
CRMは多様化し変化し続ける顧客ニーズに対応するため、顧客情報を集約し、ニーズの分析や対応策の立案を支援します。これにより、顧客満足度やロイヤルティの向上、ひいては売上拡大や利益率向上につながります。
さらに、CRMは顧客対応業務の効率化も可能にします。問い合わせ履歴や過去の対応記録を参照することで、迅速かつ適切な顧客対応が可能になるため、顧客対応の品質向上と業務の生産性向上を実現できます。
ITシステムを導入する前に確認すべきポイント
ITシステムの導入は、業務効率化や生産性向上の強力な手段ですが、適切な検討なしに進めると、期待した効果が得られないばかりか、新たな問題を引き起こす可能性もあります。そのため、導入を決定する前に、いくつかの重要なポイントを確認することが不可欠です。
ここでは、ITシステム導入の成功率を高めるために、事前に検討すべきポイントを以下の3つに分けて解説します。
- 課題解決につながるか
- 自社の働き方に適したシステムか
- 試験的な利用ができるか
課題解決につながるか
ITシステムを導入する際は、自社の抱える課題を正確に把握し、その解決につながるシステムを構築することが重要です。自社の業務プロセスや要件に合わないシステムを導入してしまうと、期待した効果が得られない可能性があります。
そのため、まずは自社の課題を明確に定義し、システムに求める要件を具体的に洗い出すことが大切です。その上で、それらの要件を満たし、課題解決に寄与するシステムを開発していくことが重要となります。
弊社Solashiでは、お客様の事業課題を明確にし、その課題解決に最適なシステム開発を実施しています。既存のツールでは対応できない特殊な要件や、複雑な業務プロセスにも柔軟に対応し、お客様のニーズに合わせたカスタムソリューションを提供します。解決したいお悩みのある方は、Solashiにご相談ください。
自社の働き方に適したシステムか
ITシステムの選択では、クラウド型とオンプレミス型のどちらかを選ぶ必要があります。
クラウド型は場所を問わず利用可能で、初期費用が抑えられ、サポート体制も充実しています。オンプレミス型は自社環境で運用し、細かなカスタマイズが可能ですが、初期費用が高く、自社でのセキュリティ対策やメンテナンスが必要です。
選択の際は、リモートワークの有無、カスタマイズの必要性、セキュリティ要件、社内ITリソースの状況を考慮します。自社の働き方の特性を理解し、適したツールを選ぶことが業務効率化の成功につながります。
試験的な利用ができるか
本番導入前の試験利用は極めて重要です。システムを実際に触ってみないと、問題点や改善点に気付けないことがあるからです。
既存のITサービスを検討する場合は、無料トライアル期間のあるサービスを選ぶことで、実際の使用感を確認できます。この期間内に複数のツールを比較検討し、最適なものを選択することが可能です。
一方、カスタム開発を検討する場合は、プロトタイプを作成して試験的に運用することが効果的です。業務フローに沿った動作確認やユーザーテストを実施することで、本格的な開発に入る前にシステムの問題点や改善点を洗い出せます。
試験的な利用を通じて、ツールの機能面だけでなく、運用面での課題も明らかになります。これにより、本格導入時のリスクを軽減し、より効果的なITツールの選択や開発が可能になります。
ITシステムを活用した業務効率化の進め方
ITシステムを活用して業務効率化を進めるには、一般的に以下のような流れで実施します。
- 目標を設定する
- 業務を整理する
- 課題・問題点を把握する
- 優先的に改善する業務を決める
- ITシステムを導入する
- 検証・改善する
それぞれのポイントを解説します。
1. 目標を設定する
まず、業務効率化の目標を明確に定めましょう。どの業務を効率化したいのか、どのような改善を目指すのかを具体的に設定します。目標の例としては、業務時間の短縮、人員コストの削減、品質の向上、顧客満足度の向上などが挙げられます。
目標設定の際は、達成期限も合わせて決めておくことが重要です。明確な期限を設けることで、関係者の意識を高め、実効性のある取り組みにつなげられます。
2. 業務を整理する
目標設定後は、効率化の対象となる業務の棚卸しを実施します。業務の流れや各作業のつながり、関係性などを細かく確認し、全体像を把握します。
- 年次、月次、日次、臨時の業務に分類し、それぞれ洗い出す
- 業務フローチャートを作成し、業務の流れを図式化する
- 作業ごとの工数、頻度、所要時間などをデータ化する
- 業務間の関係性や依存関係を明らかにする
業務の可視化により、ムダや非効率な部分が明確になります。加えて、業務に携わる従業員へのヒアリングを通じて、課題点をより深く掘り下げられるでしょう。
3. 課題・問題点を把握する
業務効率化に取り組むメンバー全員で、現状の課題や問題点を洗い出し、その原因を分析します。具体的な課題や問題点の例としては、以下のようなものが考えられます。
- データ入力ミスや重複作業が多発している
- 部門間の情報共有が円滑でない
- 顧客対応の遅延やミスが起きている
- 在庫管理が非効率で過剰在庫や欠品が発生している
- 勤怠管理や経費精算に多くの時間を要している
課題の原因が明確になれば、それを解決するのに適したITシステムの選定がしやすくなります。例えば、データ入力ミスが多い場合はRPAツールの導入を、情報共有の問題にはビジネスチャットツールの活用を検討するなど、課題に応じた適切なソリューションを選択できます。
4. 改善する業務を決める
特定された課題や問題点を踏まえ、優先的に改善すべき業務を決定します。以下の基準を参考に、優先順位を付けていきましょう。
- 業務の重要度：企業の利益や競争力に直結する業務か
- 改善の効果：効率化による時間・コストの削減効果が大きい業務か
- 改善の難易度：ITシステムの導入や業務フローの変更が容易な業務か
自社で業務改善のノウハウが不足している場合は、難易度の低い業務から着手することをおすすめします。小さな成功を積み重ねることで、チーム全体の自信とスキルが向上し、より複雑な業務改善にも取り組めるようになります。こうして徐々に全社的な業務効率化を進めていくことが効果的です。
5. ITシステムを導入する
課題解決に適したITシステムを導入します。自社の業務プロセスや要件を満たすシステムを導入することが重要です。現場の意見を十分に取り入れながら、業務フローに沿ったシステムを選ぶことで、導入後のスムーズな運用が可能になります。
また、システムの導入は段階的に行うのが効果的です。いきなり全社的に導入するのではなく、特定の部署や業務から始めることで、問題点を早期に発見し、対策を講じることができます。
6. 検証・改善する
ITツールの導入後は、定期的に効果検証を実施します。導入当初は、現場への浸透に時間を要するため、従業員へのサポートを手厚く行うことが大切です。
目標の達成状況を確認し、課題が見つかった場合は、原因を分析して改善策を講じます。従業員からのフィードバックを参考に、PDCAサイクルを回すことで、業務効率化の取り組みを継続的に改善していきましょう。
業務効率化を進める際の注意点
業務効率化を進める際には、以下の4点に注意することが重要です。
- 一度にすべての業務は改善できない
- 一時的に従業員の負担が大きくなる
- 時間・コストがかかる
- IT人材の確保が必要になる
それぞれの注意点を詳しく解説します。
一度にすべての業務は改善できない
業務効率化は、一度に大きく業務を変えるのではなく、段階的に進めることが肝要です。急激な変更は、従業員のストレスを増大させ、抵抗感を生む恐れがあります。また、問題が発生した際に原因の特定が難しくなるというデメリットもあります。
現場の意見やフィードバックを取り入れながら、段階的に業務改善を進めましょう。各段階での目標を明確にし、一つずつクリアしていく姿勢が大切です。そうすることで、自社の実情に合った最適な運用方法を見出せるでしょう。
一時的に従業員の負担が大きくなる
ITツールの導入に伴い、既存の業務フローが変更されるため、一時的に従業員の負担が増大します。新しいツールや業務プロセスへの適応には時間を要するからです。
この負担を軽減するためには、入念な準備と手厚いサポートが不可欠です。システムの使い方に関する十分な教育や研修を事前に行い、従業員が新しい業務フローを理解できるようにすることが重要です。
また、導入後も継続的なサポートを提供し、従業員の質問や懸念に丁寧に対応することで、ストレスや不安を和らげられます。変更後の業務手順をわかりやすくマニュアル化し、従業員がいつでも参照できるようにしておくのも効果的でしょう。
時間・コストがかかる
業務効率化にはそれなりの時間とコストがかかります。システムの導入費用やランニングコスト、必要な機材の購入費用などが主なコストです。また、既存業務の棚卸しからツール選定・導入、効果検証、改善までには一定の期間が必要です。時間とコストに制約がある場合は、改善が容易な業務から着手し、徐々に取り組みを拡大するとよいでしょう。
IT人材の確保が必要になる
業務効率化にはIT人材の確保が不可欠です。システムの導入・運用には専門知識やIT環境構築の高度な知見が求められるからです。社内にIT人材が不足しているなら、外部企業への相談やアウトソーシングの活用を検討しましょう。
その際、自社の課題をしっかりヒアリングし、積極的に業務改善を提案してくれるかを確認することが大切です。長期的には社内のIT人材育成も重要です。業務知識とITスキルの両方に精通した人材を育てることで、業務効率化の取り組みをより持続的なものにできるでしょう。
ITを活用した業務効率化なら「Solashi」におまかせ
本記事では、ITを活用した業務効率化の進め方やメリット、ポイントについて解説しました。ITシステムを導入することで、業務の生産性向上やコスト削減、従業員の働き方改革など、様々な効果が期待できます。
しかし、ITシステムの選定や導入、運用には専門的な知識と経験が必要です。自社だけで取り組むには、時間とコストがかかるだけでなく、適切なシステムを選べないリスクもあります。
弊社「Solashi Co., Ltd」は単なるシステム開発だけでなく、お客様に寄り添った伴走型の支援やIT導入のコンサルティングサービスも提供しています。先端技術に精通したエンジニアがお客様の課題解決に向けた最適なソリューションを提案いたします。
柔軟な開発体制を構築しているため、お客様の事情に合わせて臨機応変に対応可能。開発途中のニーズの変化や要件の変更に合わせた開発進行が可能です。
業務のデジタル化や効率化に課題を感じている方は、ぜひ一度Solashiにご相談ください。
島添 彰
合同会社Solashi Japan代表。1989年4月生まれ、福岡県出身。大阪府立大学大学院情報数理科学専攻修了。2014年サントリーホールディングスのIT機能をもつ「サントリーシステムテクノロジー株式会社」に入社。自動販売機の配送管理や効率化、販売管理システムの開発から運用、導入まで広く担当する。2017年にYper株式会社を創業、同社のCTO・CPOに就任。アプリ連動型の置き配バッグ「OKIPPA（オキッパ）」の立ち上げ・プロダクトのグロースに携わる。東洋経済社の名物企画「すごいベンチャー100」、Forbes誌による「Forbes 30 Under 30 Asia 2019」に選出される。
